メール共有・メール管理ツール/機能一覧

 

 メール共有・管理


グループメール共有・管理 info@,support@などの代表メールアドレスを複数人で共有、管理することができます。管理できるメールアドレスの数やドメイン数に特に制限はありません。
メール処理状況別管理 「新着」「返信処理中」「対応完了」といった処理状況別に一覧でメールを確認できます。
2重返信防止 誰かが返信作業をしているメールは、他のユーザが返信できないようになり、2重返信を防止することができます。
メール担当者管理 メール1通ずつに対して、メールの担当者を設定することができます。また、メール受信時に条件に応じて担当者を自動設定することもできます。
メール履歴管理 同じ顧客とのメールのやり取りを自動的に紐付けし、顧客毎の対応履歴を一覧で簡単に確認することができます。
スレッド表示 メールの関連性を表すスレッド表示をさせることができます。また、関連性のあるメールの本文を一覧表示することもできます。
メール並べ替え 一般のメールソフトと同様にメール一覧画面で指定した項目でメールを任意に並べ替えることができます。
緊急度設定 メール1通ずつに対して、大至急、至急、普通という3段階の緊急度設定ができます。
背景色変更 メールや電話応対履歴の背景色を自由に変更できます。「緊急度が高いものは赤に設定」といった設定をすることで、一目で重要度や対応状況を確認できます。
メール転送管理 普段はメールディーラーを利用していない他部署へお客様からの問い合わせメールを転送して照会をかける場合などにも「転送中回答待ち」といったような照会状況を管理することができます。
メール自動振り分け 本文や件名の内容で自動的にフォルダ振り分けを行い、さらに、担当者やメール処理状況、メール分類などを自動的に設定することができます。
振り分け条件確認機能 メール毎にどの振り分け条件が適用されたのかを確認でき、意図したフォルダとは異なるフォルダにメールが振り分けられていた場合などの確認を簡単に行うことができます。
メール分類 メールを内容によって分類して管理することができます。また、分類毎にメール数を集計することもできます。
未対応警告表示 予め設定した時間内に対応が完了していない、未対応のメールなどをログイン後すぐのページに警告表示することができます。
既読/未読アイコン表示 メール毎に既読もしくは未読を表すアイコンが表示されるので、一目で、メールの既読/未読を判別することができます。
添付ファイルなどの吹きだし表示 メール毎に添付ファイルの名称や形式などを吹き出しで表示されることができます。
新着メール通知 新しくメールが届く度に予め設定したアドレスに通知メールを送信することができます。
メール担当者通知 メールの担当者として設定された場合に個人のメールアドレスなどに「あなたの担当するメールがあります」という通知メールを送信することができます。
メール返信期限管理 メール1通ずつに対して返信期限を設定し、その期限の前日及び当日に予め設定しているアドレスに通知メールを自動送信することができます。
複数アカウント管理 1つのメールボックスで複数のメールアドレスを管理(送受信)することが可能です。
アドレス付け替え 代表アドレスが複数ある場合に、アドレス間でメールの付け替えをすることができます。例えば、info@に来るべきメールが誤ってsales@に来た場合にメールボックス間でメールを移動させることが可能です。※複数メールボックスをご契約の場合
印刷 メール一覧画面より印刷したいメールを複数選択し、一括印刷ができます。また、「件名と本文のみ」など印刷したい部分だけを限定して印刷することもできます。
迷惑メール自動削除 件名、添付ファイルの拡張子、文字コードなどを対象に迷惑メールを受信時にごみ箱へ振り分けることができます。
ウィルスメール自動削除 ウィルスメールをチェックし、受信時に自動的にゴミ箱へ振り分けることができます。
ゴミ箱 スパムメールなどの不要なメールを「ゴミ箱」に移動させて簡単に削除することができます。ゴミ箱に移動すると指定した日数が経過すると自動削除されます。
メールインポート すでにある一般メールソフトのメールデータをメールディーラーへインポートすることができます。
※一度にインポートポートできるメールサイズは、5MBまでとなります。
メールエクスポート メールディーラーに保存されているメールデータをファイル(CSV形式、またはMBOX形式)で出力することができます。

 

 メール作成・送信


署名 全員共通で利用できる署名を複数登録して使い分けることができます。また、ユーザ単位で個人で利用する署名も設定することが可能です。
複数From設定 メールを送信する際に事前に登録しているFrom(送信者の名前及びアドレス)を任意に選択して送信することができます。
アドレス帳 メール作成時にアドレス帳を利用することができます。
テンプレート 全員共通で利用できるテンプレート(雛形文章)をあらかじめ登録し、そのテンプレートを使って簡単にメールを作成することができます。
テンプレート検索 数多くテンプレート(雛形文章)登録をしている場合などに、テンプレートをキーワード検索で探すことができます。
テンプレート推奨 受信したメールの件名及び本文の内容を判断して、登録しているテンプレート(雛形文章)の中からお奨めのテンプレートをいくつか自動的に表示させることができます。
テンプレートのインポート・エクスポート機能 テンプレートを一括でインポート、エクスポートでき、テンプレートの追加や更新を効率的に行うことができます。
自動置き換え文字 テンプレート(雛形文章)や冒頭文・署名を登録する時にある特定の文字列(コマンド)を埋め込むことにより、メール作成時にそのメールを作成しているユーザの氏名やアドレスなどを自動で本文へ挿入することができます。
送信プレビュー メールを送信する前に文章に誤りがないかをチェックするためのプレビュー(確認)画面を表示することができます。
作成メール一次保存 書きかけのメールを一時保存することができます。また、他のユーザが一時保存したメールを引き継いでメールを編集し、送信することもできます。
承認 「上司のチェックを受けてから送信する」といったように送信メールの内容を他のユーザがチェックしてから送信するというような運用を簡単に実現することができます。
指定メール外部委託 ある一部の問い合わせメールに対する対応を社外スタッフに委託するというような運用を簡単に実現することができます。社外スタッフには、閲覧できるメールや操作権限を限定して利用させることができます。
メール自動返信 メール受信時に自動返信メールを送信することができます。予め指定した条件に合致した場合にのみ自動返信することもできます。
一括返信 メールの一覧から任意に選択した複数の問い合わせメールに対して、同じ文章で一度にまとめて返信をすることができます。
テンプレートへのファイル添付 メールのテンプレート作成時に予めファイルを添付しておくことができるので、メール送信の際の資料の添付漏れなどのミスを防ぐことができます。
多言語送受信 中国語、韓国語をはじめ全62カ国語でメールの送受信を行うことができます。(※送信は有料オプションとなります。)

 

 ダイレクトメール


メール一斉配信 メール一斉配信ムービー表示 顧客管理データの中から、任意の条件で抽出した顧客に対してメールを配信することができます。
※メールは一度に3,000通まで配信することができます。
タイマー予約配信 ダイレクトメールの配信開始時刻を予約することができます。
配信履歴管理 顧客毎にダイレクトメールの配信履歴を簡単に確認することができます。
DMテンプレート ダイレクトメールの作成時にもテンプレート機能を利用して簡単にメールを作成することができます。
配信メール処理状況管理 「一時保存」「配信済」「配信中」「予約中」などダイレクトメールも配信状況別に管理することができます。
テスト配信 指定したメールアドレスにダイレクトメールのテスト送信をすることができます。

 

 顧客管理


顧客情報管理 ある顧客との対応履歴だけでなく、住所、性別、年齢などの各種顧客情報などをひとつの画面で簡単に確認することができます。
複数アドレス顧客紐付け 携帯メールと自宅メールなど複数のメールアドレスを持つ顧客を関連付けて管理することができます。
顧客管理項目のカスタマイズ 住所、性別、年齢など顧客情報として管理したい項目を自由に追加することができます。
顧客データインポート 既存の顧客データファイル(CSV形式)をメールディーラーへインポートすることができます。
顧客データエクスポート 登録されている顧客データをすべてファイル(CSV形式)で出力することができます。
問い合わせフォーム 問い合わせフォームを簡単に作成・利用することができます。
折衝記録管理 電話や訪問した際に話をした内容をメモとして残すこともできます。
次回折衝予定管理 ある顧客との次回の折衝予定日を設定することで、その前日と当日にメールで通知することができます。

 

 検索


メール検索 送受信したすべてのメールからキーワードや担当者名、日付などを指定してメールや電話応対を検索をすることができます。
顧客検索 顧客データベースの中から氏名、メールアドレスなどを入力して簡単に特定の顧客を見つけることができます。
案件検索 登録したすべての案件の中から進捗状況や顧客名などを入力して案件を検索することができます。

 

 レポート


期間別集計 指定した期間内のメールや電話応対の件数を集計することができます。
送信件数集計 送信メール件数を担当者別に集計することができます。
返信所要時間集計 担当者別にメール返信における所要時間を集計することができます。
担当者別集計 担当しているメールが「返信処理中」や「対応保留」などの処理状況別にどれだけあるのか?などを担当者別に集計することができます。
フォルダ別集計 受信メールや送信メールなどをフォルダ毎に集計することができます。
From別集計 1つのメールボックスで複数の代表アドレスを管理している場合にそのアドレス毎に受信メールや送信メールの件数を集計することができます。
分類別集計 予め設定された分類名毎にメール数や電話応対件数を集計することができます。
メール増減数集計 指定した期間内のメール数や電話応対件数の増減状況を確認することができます。

 

 セキュリティ


ユーザ認証 メールディーラーへログインする際にID・パスワードを入力させることにより、誰がいつログインしたのかなどの履歴を記録・確認することができます。
操作権限のカスタマイズ ユーザ毎に使うことができる機能を非常に細かく権限設定をすることができます。
操作履歴の記録 メールの閲覧や顧客データのダウンロードなどの操作履歴を記録し、確認することができます。
アクセスユーザ表示 メールディーラーにログインしているユーザをリアルタイムに確認することができます。
アクセス状況レポート 担当者毎のログイン・ログアウトの時刻と作業時間を簡単に集計及び確認することができます。
暗号化通信 メールディーラーへのアクセスは、SSL(インターネット上のデータを暗号化する仕組み)を利用して行うことができます。
パスワードの詳細設定 ユーザーのパスワードについて、文字数や使用可能な文字、有効期限などを細かく設定することができます。
電子署名(DKIM)対応 送信するメールに電子署名を付与し、受信者に送信元のメールアドレスが偽装されていないことや、本文や添付ファイルが改ざんされていないことを証明でき、信頼性のあるメールを送信できます。

 

 コミュニケーション


アナウンス表示 全員に周知したいアナウンス事項をログイン後のページに掲載することができます。
申し送り表示 他のユーザに言い伝えたい事項をログイン後のページに掲載することができます。
メールコメント表示 メール1通ずつに対して対応方針などのコメントを書き込むことができます。

 

 ノウハウ共有


Q&A よくある問い合わせと回答例を登録し、メール対応スタッフ間で共有することができます。
Q&Aデータエクスポート 登録されているQ&Aデータをファイル(CSV形式)で出力することができます。

 

 案件管理


進捗状況別案件管理 複数のメールや電話応対履歴をまとめて1つの案件として管理することができます。
「オープン」「クローズ」といった進捗状況別に案件を一覧で確認することができます。
進捗状況カスタマイズ 進捗状況をいくつでも自由に追加することができます。
エクスポート 登録されている案件をすべてファイル(CSV形式)で出力することができます。

 

 個人設定


メール一覧画面設定 メール一覧画面に表示する項目をユーザ個人毎に設定することができます。
メール本文閲覧画面設定 メール本文閲覧画面に表示する項目をユーザ個人毎に設定することができます。
メール検索結果画面設定 メール検索結果画面に表示する項目をユーザ個人毎に設定することができます。
ゴミ箱メール一覧画面設定 ゴミ箱メール一覧画面に表示する項目をユーザ個人毎に設定することができます。
メール作成画面設定 メール作成画面の入力欄のサイズおよびテンプレートの設定をユーザ個人毎に設定することができます。
メニューボタンの設定 メニューボタンの大きさをユーザ個人毎に設定することができます。
左メニュー画面設定 メールボックスを複数使用する場合のメールボックスの表示順位を個人毎に設定することができます。

 

 システム


過去メール分散管理 保存メール数が数十万件とデータ量が膨大となった場合でも快適に利用できるように指定した期間を経過した古いメールをサーバ内部の別の場所へ移動させて管理ができるようになっています。
メール自動削除 指定した期間を経過した古いメールをメールディーラーのデータベースより自動的に削除することができます。
自動バックアップ 保存されているメールなどのさまざまなデータを毎朝自動バックアップすることができます。
データ一括削除 メールボックス単位でデータを一括削除することができます。
SMTP対応 ご利用中のメールサーバからメールディーラーにメールを転送することにより、メールディーラーでのメール受信を自動的に行うことができます。
POP・IMAP対応 一般メールソフトと同じようにPOPやIMAPでメールを読み出すことができます。
ユーザーの一括登録・更新 メールディーラーを利用するユーザーの新規登録や登録内容の更新を、CSVファイルをインポートすることで、一括で行えます。

※記載内容は予告なく変更される場合がございますので予めご了承願います。

※1 メールサーバからメール転送してメールディーラーにメールを取り込んだ場合

※2 クラウド(ASP)サービス利用の場合のみ、提供可能。(オプションサービス、有料)

※3 メールによってはインポートできないものもあります。


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